Amendments to Day Care Regulations (December 2014) / Modifications des règlements sur les garderies (Décembre 2014)

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Frequently Asked Questions

  1. With the approval of amendments to the Day Care Regulations in 2011, can you explain why there are further amendments?
  2. When will the regulations come into effect?
  3. Can you provide a summary of the key areas of change in the regulations?
  4. Besides the key changes highlighted above, are there other changes to the regulations?
  5. Was the early childhood sector consulted on the amendments?
  6. Will licensees have a sufficient amount of time to make any required changes to programs in order to comply with the new regulations?
  7. When will the revised Licensing Checklist be available for review?
  8. When do I have to replace my Criminal Record Check with a Vulnerable Sector Check?

Q.1 With the approval of amendments to the Day Care Regulations in 2011, can you explain why there are further amendments?

In April 2011, new Day Care Regulations were enacted to provide a set of updated and streamlined licensing requirements. However, over the past couple of years, child care stakeholders have identified areas that require clarification in certain sections of the regulations. The current amendments will address issues related to clarity of the regulations and how to comply.

Q.2 When will the regulations come into effect?

The majority of amendments will be effective on February 1, 2015.

The exception to this is Section 43 on the requirements for Child Abuse Register and Criminal Record Checks. The changes to this section are effective immediately. That means that individuals who require these checks are not allowed to work directly with children until these checks are completed and updated as required. 

Q.3 Can you provide a summary of the key areas of change in the regulations?

New requirements for criminal record and child abuse register checks:
  • This section was revised to clarify that Child Abuse Register (CAR) Checks are only required for individuals who work directly with children, and the onus is on the individual to obtain their own child abuse register check.
  • This section also introduces a new requirement that individuals who require CAR Checks and Criminal Record Checks will not be allowed to commence work or continue to have direct contact with children until the licensee has received the required record checks.  It is extremely important that all staff and potential staff request their CAR Checks well in advance of their date of employment and regularly thereon after.
  • When a violation of Regulation 43 is identified, immediate corrective action must be taken. Individuals without the required checks are not permitted to have direct contact with children. We know that when staff are removed from working with children this may make it difficult to meet staff-children ratios.

    Possible corrective actions may include: requiring the facility director to work on the floor with children, adjusting the numbers of children in the centre until staff have required paperwork by requesting parents to pick up children and find alternative care while the issue is being resolved.

  • Effective June 30, 2015, the requirement for Criminal Record Checks will be replaced with the requirement for a Vulnerable Sector Check. The Vulnerable Sector Check goes beyond the Criminal Record Check, to include the pardoned sex offender database.
  • Child Abuse Register and Criminal Record Checks must be updated on a regular basis as follows:
    • Child Abuse Register Checks must be renewed every three years
    • Criminal Records Checks (Vulnerable Sector Checks as of June 30, 2015) renewed every five years.

Building and Space Requirements:

  • Currently, all facilities must provide natural light that is equivalent to 10% of the floor space in each of the activity rooms for children.  For existing facilities that cannot meet the 10% of natural light, a 2% variance in the calculation has been provided.

    For example, in a new building or a new addition to a building, if the activity room measures 200 sq. ft. of total floor area, the following glass area would be required:

    200 sq. ft. x 10% = 20 sq. ft. of glass area

    If a facility is located in an existing building:

    200 sq. ft. x 2% = 4 sq. ft. floor area to use in calculation = 200 sq. ft. – 4 sq. ft. = 196 sq. ft.
    Natural light requirement = 196 sq. ft. x 10% = 19.6 sq. ft. of glass area

  • A licensee operating a facility located in a school or providing a part-day or school-age program may request an exemption from the minimum lighting requirements.
  • A provision has been added to allow new licensees who purchase a child care facility or agency that has existing exemptions to request that those exemptions continue on the new license.

Distinguishing between “serious incidents” and “notable situations”:

  • This section of the regulations has been revised to identify the difference between a serious incident and a minor accident. The regulations will now identify minor accidents as “notable situations.” This change includes clearer definitions and reporting processes.

Broadening requirements for staff classification:

  • This section includes a broader definition of orientation training by acknowledging there may be other comparable post-secondary courses in early childhood education.

Clarifying training requirements for facility director designates:

  • This section clarifies training requirements for an acting director.

Q.4 Besides the key changes highlighted above, are there other changes to the regulations?

Some additional changes in wording have been included to improve clarity. In addition, some requirements on food and nutrition have been removed from the regulations because they are included in the Standards for Food and Nutrition.

Q.5 Was the early childhood sector consulted on the amendments?

In August 2013, Early Childhood Development Services completed a consultation with stakeholders from the early childhood sector through an online discussion paper and survey. On June 4, 2014, a consultation summary report was released by Early Childhood Development Services, with the stakeholder feedback reflected in the amendments.

Q.6 Will licensees have a sufficient amount of time to make any required changes to programs in order to comply with the new regulations?

The Department does not believe that licensees will have to make many changes to their current program in order to comply with the new regulations. Information sessions with Department staff on the new regulations will be held in winter 2015.

Additional information on the times and dates for information sessions will be made available early in the New Year.

Q.7 When will the revised Licensing Checklist be available for review?

The checklist is currently being revised based on the new regulations and will be available to the public by February 1, 2015.

Q.8 When do I have to replace my Criminal Record Check with a Vulnerable Sector Check?

As of June 30, 2015, Vulnerable Sector Checks (VSC) are required for all new staff.

If your Criminal Record Check (CRC) was conducted before April 1, 2011, then you must replace it by June 22, 2015. It is to be replaced with a Vulnerable Sector Check.

If you have a Criminal Record Check that is dated after April 1, 2011, then you must replace it within 5 years of the date the CRC was issued. At that time, you must replace it, with a Vulnerable Sector Check.

Foire aux questions

  1. Après l’approbation des modifications apportées aux règlements sur les garderies en 2011, pouvez-vous expliquer pourquoi il y a maintenant d’autres modifications?
  2. Quand les règlements entreront-ils en vigueur?
  3. Pouvez-vous fournir un résumé des principaux changements dans les règlements?
  4. À part les changements importants mentionnés ci-dessus, est-ce qu’il y a d’autres changements dans les règlements?
  5. Est-ce qu’on a consulté le secteur de la petite enfance sur ces modifications?
  6. Est-ce que les établissements titulaires d’un permis auront assez de temps pour apporter aux programmes les changements exigés en vue de respecter les nouveaux règlements?
  7. Quand est-ce qu’on pourra examiner la version révisée de l’aide-mémoire pour l’attribution de permis?

Q1 – Après l’approbation des modifications apportées aux règlements sur les garderies en 2011, pouvez-vous expliquer pourquoi il y a maintenant d’autres modifications?

En avril 2011, on a promulgué de nouveaux règlements sur les garderies, afin de disposer d’un ensemble mis à jour et simplifié d’exigences pour l’attribution de permis. Cependant, au cours des dernières années, les parties intéressées du secteur de la garde d’enfants ont constaté qu’il y avait des domaines à clarifier dans certaines parties des règlements. Les nouvelles modificatio ns apporteront ces clarifications aux règlements et aux mesures à prendre pour s’y conformer.

Q2 – Quand les règlements entreront-ils en vigueur?

La majorité des modifications entreront en vigueur le 1er février 2015.

La seule exception concerne le règlement 43, sur les exigences de vérification du registre de l’enfance maltraitée et du casier judiciaire. Les changements apportés entrent en vigueur dès maintenant. Ceci signifie qu’il est interdit aux personnes exigeant de telles vérifications de travailler directement auprès des enfants tant que les vérifications n’auront pas été faites et mises à jour conformément aux exigences.

Q3 – Pouvez-vous fournir un résumé des principaux changements dans les règlements?

Nouvelles exigences pour la vérification du registre de l’enfance maltraitée et du casier judiciaire :
  • On a révisé cet article pour clarifier le fait que les vérifications du registre de l’enfance maltraitée (REM) ne sont obligatoires que pour les personnes qui travaillent directement auprès des enfants et que c’est à l’individu concerné de se procurer sa propre vérification du REM.
  • Cet article introduit également une nouvelle stipulation, qui est que les individus pour lesquels on exige une vérification du REM et du casier judiciaire n’ont pas le droit de commencer à travailler ou de continuer d’avoir des contacts directs avec les enfants tant que le titulaire du permis n’a pas reçu les vérifications nécessaires. Il est extrêmement important que tous les membres du personnel actuels et potentiels se procurent leur vérification du REM largement à l’avance de la date de leur emploi et qu’ils l’obtiennent régulièrement par la suite.
  • Lorsqu’on constate une infraction au règlement 43, il est obligatoire de prendre immédiatement des mesures rectificatives. Il est interdit aux personnes n’ayant pas présenté les vérifications nécessaires d’avoir des contacts directs avec les enfants. Nous savons bien que, quand on interdit à certains membres du personnel de travailler auprès des enfants, cela peut rendre difficile le respect du nombre maximum d’enfants par employé.

    Parmi les mesures rectificatives qu’on peut prendre, on note les suivantes : exiger de la direction de l’établissement qu’elle travaille auprès des enfants ou bien ajuster le nombre d’enfants au centre tant que les membres du personnel n’ont pas obtenu les documents nécessaires, en demandant aux parents de venir chercher leur enfant et de trouver un autre service de garde en attendant que le problème soit réglé.

  • À compter du 30 juin, 2015, l’exigence de vérification du casier judiciaire sera remplacée par une exigence de vérification pour le secteur des personnes vulnérables. La vérification pour le secteur des personnes vulnérables sera identique à la vérification du casier judiciaire, sauf qu’on y ajoutera une vérification de la base de données sur les délinquants sexuels réhabilités.
  • Il est obligatoire de mettre à jour régulièrement les vérifications du REM et du casier judiciaire :
    • Les vérifications du REM doivent être renouvelées tous les trois ans.
    • Les vérifications du casier judiciaire (vérifications pour le secteur des personnes vulnérables à partir du 30 juin, 2015) doivent être renouvelées tous les cinq ans.
Exigences concernant les édifices et les locaux :
  • À l’heure actuelle, tous les établissements ont l’obligation de fournir un éclairage naturel équivalent à 10 p. 100 de la surface utile dans chacune des salles où les enfants ont des activités. Pour les établissements existants qui ne respectent pas cette norme des 10 p. 100, on prévoit une marge de 2 p. 100 dans le calcul.

    • Si, par exemple, dans un nouvel édifice ou une nouvelle aile ajoutée à un édifice, la salle d’activités représente 200 pi2 de la surface utile totale de l’établissement, alors on exige des ouvertures vitrées d’une surface de

    200 pi2 x 10 % = 20 pi2 de surface vitrée

    Si l’établissement est situé dans un édifice existant :

    200 pi2 x 2% = 4 pi2 s de la surface utile de l’établissement = – 200 pi2 - 4 pi2 = 19,6 pi2
    Exigences minimums pour l’éclairage = 196 pi2  x 10% = 19,6 pi2   de surface vitrée

  • Lorsque le titulaire d’un permis exploite des locaux situés dans une école ou offre un programme à temps partiel ou un programme pour les enfants d’âge scolaire, il peut demander une dispense concernant les exigences minimums pour l’éclairage.
  • On a ajouté une disposition permettant aux nouveaux titulaires d’un permis qui achètent un établissement ou une agence de garde d’enfants disposant de dispenses existantes de demander le maintien de ces dispenses pour le nouveau permis.
Distinction entre « incidents graves » et « situations à noter » :
  • On a révisé cette partie des règlements pour indiquer la différence entre « incident grave » et « incident sans gravité ». Les règlements définissent désormais les incidents sans gravité comme étant des « situations à noter ». Ce changement comprend des définitions plus claires et des processus pour le signalement.
Exigences pour le classement du personnel :
  • Cette partie comprend une définition plus générale de la formation d’initiation, en tenant compte qu’il est possible qu’il existe d’autres cours comparables au postsecondaire en éducation de la petite enfance.
Clarification des exigences de formation pour les remplaçants désignés des directions :
  • Cette partie précise les exigences de formation pour les remplaçantes et remplaçants désignés par les directions des établissements.

Q4 – À part les changements importants mentionnés ci-dessus, est-ce qu’il y a d’autres changements dans les règlements?

On a inclus certains changements dans la formulation, afin de clarifier les choses. En outre, on a éliminé certaines exigences concernant l’alimentation et la nutrition, parce qu’elles sont incluses dans les normes sur l’alimentation et la nutrition.

Q5 – Est-ce qu’on a consulté le secteur de la petite enfance sur ces modifications?

En aout 2013, la Division des services de développement de la petite enfance a effectué une consultation auprès des parties intéressées du secteur de la petite enfance, avec un document de travail et une enquête en ligne. Le 4 juin, la Division des services de développement de la petite enfance a publié un rapport récapitulatif sur les consultations et les commentaires et suggestions des parties intéressées ont été incorporées dans les modifications.

Q6 – Est-ce que les établissements titulaires d’un permis auront assez de temps pour apporter aux programmes les changements exigés en vue de respecter les nouveaux règlements?

Le ministère ne pense pas que les établissements titulaires d’un permis auront à apporter beaucoup de changements à leurs programmes actuels en vue de respecter les nouveaux règlements. Il y aura des sessions d’information avec le personnel du ministère sur les nouveaux règlements au cours de l’hiver 2015.

Nous mettrons à votre disposition des informations supplémentaires sur les dates et heures des sessions d’information au début de la nouvelle année.

Q7 – Quand est-ce qu’on pourra examiner la version révisée de l’aide-mémoire pour l’attribution de permis?

Nous sommes en train de réviser l’aide-mémoire pour l’attribution de permis conformément aux nouveaux règlements et la version révisée sera rendue publique d’ici au 1er février 2015.